Automatiser ses relances clients sans perdre le côté humain

Par Erwan Jégou · Architecte systèmes · Lecture : 8 min

30 % de tes devis tombent à l'eau par oubli

Combien de devis tu as envoyés le mois dernier ? Et combien tu as relancés ? Si tu es honnête, la réponse à la deuxième question est probablement « pas assez ». Ce n'est pas de la mauvaise volonté — c'est juste qu'entre les chantiers, les commandes de matériaux et les imprévus, la relance passe toujours en dernier.

Pourtant, les chiffres sont clairs : un prospect qui ne répond pas à un devis n'a pas forcément dit non. Souvent, il a juste oublié, il est occupé, ou il compare avec un concurrent. Une relance bien faite au bon moment peut transformer ce silence en signature.

Le problème, c'est que la relance manuelle est la tâche la plus facile à repousser. C'est pas urgent, c'est pas agréable, et on se dit toujours qu'on le fera demain. D'où l'intérêt de l'automatiser.

Je l'ai appris à la dure dans le monde des stands d'exposition. Un client m'envoie une demande pour un salon à Villepinte — gros budget, beau projet. J'envoie le devis le jour même. Et puis le chantier du moment m'absorbe, les journées filent, et je me dis « je relancerai lundi ». Le lundi, j'appelle : « Ah, désolé, on a signé avec quelqu'un d'autre vendredi. » Le salon, ça n'attend pas. Le concurrent avait rappelé dans les 48 heures, pas moi. Ce jour-là, j'ai juré que plus aucun devis ne resterait sans relance. C'est la première chose que j'ai automatisée dans mon activité — et c'est ce que je recommande toujours en premier à mes clients.

Le secret : des relances qui ne ressemblent pas à des relances

Personne n'aime recevoir un message qui dit « Suite à notre devis du 12 février, nous nous permettons de revenir vers vous pour savoir si vous avez pris une décision. » C'est froid, impersonnel, et tout le monde le fait.

Une bonne relance automatisée, c'est tout le contraire. Elle apporte quelque chose :

Relance n°1 (3-5 jours) : « Bonjour [Prénom], je voulais m'assurer que vous aviez bien reçu le devis. N'hésitez pas si vous avez des questions, je suis dispo pour en discuter. »

Relance n°2 (10 jours) : « [Prénom], petite info : mes disponibilités pour mars commencent à se remplir. Si votre projet est toujours d'actualité, on peut caler les dates dès maintenant. »

Relance n°3 (30 jours) : « [Prénom], je reviens vers vous au cas où votre projet aurait évolué. Les prix des matériaux ont un peu bougé, je peux mettre le devis à jour si besoin. »

Chaque message apporte une raison de répondre. Et tout ça part automatiquement, sans que tu y penses.

Comment mettre en place l'automatisation

Option simple : ton logiciel de devis

Si tu utilises déjà un outil de devis automatisé, beaucoup proposent une fonction de relance intégrée. Tu définis les délais, les messages, et c'est fait.

Option intermédiaire : un automate d'emails

Des outils comme Brevo (ex-Sendinblue) ou Mailchimp permettent de créer des séquences de relance. Le devis est envoyé, et si le client n'a pas répondu dans X jours, le mail de relance part. L'avantage : c'est personnalisable et peu coûteux.

Option avancée : un workflow complet

C'est ce que je construis pour mes clients : un système qui relie le devis, l'email, le SMS et même WhatsApp. Le client reçoit une relance par le canal qu'il préfère, au moment optimal. Et toi, tu reçois une alerte uniquement quand le client répond ou quand c'est le moment de passer un coup de fil.

Ce type de système s'intègre parfaitement dans une stratégie globale de prospection automatisée et de gestion administrative assistée par l'IA.

Les résultats concrets à attendre

Un de mes clients artisan du bâtiment a mis en place un système de relance automatique en trois messages. En trois mois, son taux de signature de devis est passé de 25 % à 40 %. Ça représente deux à trois chantiers supplémentaires par mois, juste parce que les relances partent désormais systématiquement.

Le plus intéressant : les clients relancés n'ont jamais mentionné le caractère « automatique » des messages. Ils répondent comme si c'était un message personnel. Parce que le contenu est bien écrit et adapté à leur situation.

Ce qu'il ne faut surtout pas faire

Quelques pièges à éviter : n'envoie pas plus de trois relances sur un même devis (au-delà, c'est du harcèlement). Ne relance pas le dimanche ou tard le soir. Ne mets pas en copie visible d'autres clients. Et surtout, ne relance jamais avec un ton de reproche (« Nous sommes étonnés de ne pas avoir reçu de réponse… »).

La relance doit donner envie de répondre, pas culpabiliser.

Questions fréquentes

Comment relancer un client sans être insistant ?

La clé est d'apporter de la valeur à chaque relance. Proposez une information utile, une mise à jour de disponibilité ou répondez à une objection courante. L'automatisation permet d'envoyer le bon message au bon moment, sans que vous ayez à y penser.

Au bout de combien de temps relancer un devis ?

Première relance entre 3 et 5 jours. Deuxième relance entre 7 et 10 jours. Une dernière relance à 30 jours pour les projets à moyen terme. Au-delà, passez à un suivi ponctuel tous les 2-3 mois.