Automatiser ses devis d'artisan : comment gagner 5 heures par semaine

Par Erwan Jégou · Architecte systèmes · Lecture : 9 min

Le problème que tous les artisans connaissent

Lundi soir, 21h. Tu es rentré du chantier à 18h30. Tu as mangé avec ta famille. Les enfants sont couchés. Et maintenant, tu ouvres ton ordinateur pour faire ce que tu repousses depuis trois jours : tes devis.

Tu ouvres un ancien devis dans Word ou Excel, tu fais « enregistrer sous », tu modifies les quantités, tu recalcules les prix à la main, tu changes le nom du client, tu vérifies les totaux, tu mets en PDF, tu envoies par mail. Multiplié par cinq ou six demandes par semaine, ça représente des heures que tu ne passes ni sur chantier, ni avec ta famille.

Je connais ce scénario par cœur. Quand je fabriquais des stands d'exposition, chaque devis impliquait des dizaines de lignes : panneaux, structures, finitions, transport, montage. Le calcul était toujours le même, mais je le refaisais à chaque fois. Jusqu'au jour où j'ai décidé de construire un outil qui faisait ce travail à ma place.

Ce que « automatiser ses devis » veut vraiment dire

Automatiser, ce n'est pas laisser un robot rédiger tes devis à ta place. C'est éliminer les tâches répétitives pour te concentrer sur ce qui nécessite vraiment ton expertise.

Concrètement, un système de devis automatisé fait trois choses :

Il calcule tout seul. Tu sélectionnes les prestations, les quantités, et le système applique tes prix, tes marges, tes remises. Plus de formules Excel cassées, plus d'erreurs de calcul à 23h.

Il met en forme automatiquement. Logo, conditions générales, numérotation, TVA — tout est déjà en place. Tu ne reformates plus jamais un devis.

Il envoie et relance. Le devis part en PDF au client directement depuis l'outil, et si le client n'a pas répondu dans X jours, une relance part automatiquement. Plus besoin de te rappeler qui tu dois relancer — c'est fait pour toi.

Sur le sujet des relances, j'ai écrit un article dédié : comment automatiser ses relances clients sans perdre le côté humain.

Les trois niveaux d'automatisation

Niveau 1 : le tableur intelligent (gratuit)

Si tu utilises déjà Excel ou Google Sheets, tu peux créer un modèle avec des formules qui calculent automatiquement les totaux, la TVA et les marges. C'est basique, mais c'est déjà mieux que de tout retaper à chaque fois. Problème : ça reste fragile (une formule supprimée par erreur et tout s'effondre) et ça ne gère pas l'envoi ni le suivi.

Niveau 2 : le logiciel de devis (50-100 €/mois)

Des outils comme Henrri, Obat ou Tolteck sont pensés pour les artisans. Ils proposent des catalogues de prestations, de la génération de PDF, et parfois du suivi de chantier. C'est un bon premier pas si tu veux une solution clé en main.

Niveau 3 : la solution sur mesure avec IA

C'est ce que je propose à mes clients. Un outil qui connaît tes prestations, tes prix, tes marges, et qui peut même générer un devis à partir d'une simple description en langage naturel. Tu décris le projet, l'IA adaptée au BTP propose un chiffrage, tu ajustes si nécessaire, et c'est parti.

L'avantage du sur mesure : c'est adapté exactement à ton métier. Un menuisier n'a pas les mêmes besoins qu'un plombier ou un électricien. Et surtout, l'outil évolue avec toi.

Exemple concret : le devis d'un stand d'exposition

Pour te donner une idée de ce que ça change, voici comment ça se passait avant et après l'automatisation dans mon ancien métier.

Avant : Le client envoie un brief avec un plan. Je crée un fichier Excel, je liste chaque élément (cloisons, comptoir, éclairage, signalétique, transport, montage), je calcule les surfaces, j'applique mes prix au m², j'ajoute mes marges, je mets en forme, je convertis en PDF. Temps moyen : 1h30 par devis.

Après : Je sélectionne les éléments dans mon outil, je rentre les dimensions, le système calcule tout instantanément avec mes prix à jour. Le PDF est généré en un clic. Temps moyen : 15 minutes par devis.

Sur une semaine avec cinq demandes de devis, ça passe de 7h30 à 1h15. Ce n'est pas un gain théorique — c'est du temps réel récupéré.

J'ai eu le même déclic dans une boîte qui avait investi 30 000 € dans SolidWorks. L'employée précédente avait mis quatre mois sans finir le concept. J'ai tout refait chez moi en un week-end sur SketchUp — gratuit. Le lundi, c'était présenté. Le vendredi, le dossier était bouclé. L'entreprise a basculé de SolidWorks à SketchUp le mois suivant. Parfois, la bonne solution est plus simple et moins chère que ce qu'on croit.

L'erreur à ne pas commettre

L'erreur la plus fréquente, c'est de vouloir tout automatiser d'un coup. Tu te retrouves avec un outil complexe que tu n'utilises pas parce que c'est trop différent de tes habitudes.

Mon approche, c'est toujours la même : on commence par ce qui te fait perdre le plus de temps. Si c'est le calcul des prix, on automatise le calcul. Si c'est la mise en page, on automatise la mise en page. Si c'est le suivi, on automatise le suivi. Étape par étape.

C'est la philosophie que j'applique à toute l'automatisation de la gestion administrative : on ne change pas tout d'un coup, on améliore ce qui fait le plus mal en premier.

Et si tes devis te rapportaient aussi des clients ?

Un système de devis bien pensé ne fait pas que gagner du temps. Il peut aussi améliorer ton taux de conversion. Comment ? En envoyant les devis plus vite (le premier qui répond gagne souvent le chantier), en relançant automatiquement, et en présentant un document professionnel qui inspire confiance.

Combine ça avec un bon site internet qui génère les demandes de devis, et tu as un système complet : le client te trouve en ligne, remplit un formulaire, reçoit un devis en quelques heures, et une relance si besoin. Le tout sans que tu lèves le petit doigt.

Questions fréquentes

Quel logiciel pour automatiser ses devis d'artisan ?

Il existe des solutions allant de tableurs intelligents à des applications sur mesure. Le choix dépend de ton métier, du volume de devis que tu traites, et de ton budget. Les solutions avec IA sont de plus en plus accessibles et offrent le meilleur gain de temps.

Est-ce que l'automatisation des devis fait perdre le côté personnel ?

Non. L'automatisation gère la partie répétitive — calculs, mise en page, envoi — tandis que tu gardes le contrôle total sur le contenu et la relation client. Tu personnalises le résultat, pas le processus.